行政文書の管理

公文書管理法では、行政文書の管理について、文書のライフサイクルに応じて(1)作成から(2)整理、(3)保存、(4)行政文書ファイル管理簿への記載・公表、(5)保存期間満了後の国立公文書館等への移管又は廃棄、 (6)行政文書の管理状況の報告等、(7)行政文書管理規則等について定めています。
行政文書の管理の流れについては、まずはこちらをご覧ください（図解：行政文書の管理の流れ[PDF形式:625KB]）。

（１）行政文書の作成

  公文書管理法第４条では、行政文書の作成義務について規定されています。
  具体的には、「行政機関の職員は、法第１条の目的の達成に資するため、当該行政機関における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに当該行政機関の事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、文書を作成しなければならない」とされています。
  また、法第４条第１号から第５号までには、作成しなければならない文書の例示として、以下を列挙しています。

作成すべき文書の例示

法令の制定又は改廃及びその経緯
閣議、関係行政機関の長で構成される会議又は省議（これらに準ずるものを含む。)の決定又は了解及びその経緯
複数の行政機関による申合せ又は他の行政機関若しくは地方公共団体に対して示す基準の設定及びその経緯
個人又は法人の権利義務の得喪及びその経緯
職員の人事に関する事項

  上記事項その他の事項について、処理に係る事案が軽微なもの（※）である場合を除き、文書の作成義務があります。
    ※「事案が軽微なもの」とは厳格かつ限定的に解される必要があり、
        ・事後に確認が必要とされるものではなく、
        ・文書を作成しなくとも職務上支障が生じず、かつ、
        ・事案が歴史的価値を有さない  場合などとなります。

（２）行政文書の整理

  公文書管理法第５条では、行政文書の整理について規定されています。
  具体的には、「行政機関の職員が行政文書を作成し、又は取得したときは、当該行政機関の長は、政令で定めるところにより、当該行政文書について分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定しなければならない」とされています。
  また、「能率的な事務又は事業の処理及び行政文書の適切な保存に資するよう、単独で管理することが適当であると認める行政文書を除き、適時に、相互に密接な関連を有する行政文書（保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。）を一の集合物（以下「行政文書ファイル」という。）にまとめなければならない」ことについても規定されています。
  これらの行政文書ファイルについても、分類し、名称、保存期間及び保存期間の満了する日を設定しなければなりません。
  さらに、国立公文書館等への適切な移管を確保するため、保存期間満了前のできる限り早い時期に、保存期間が満了したときに当該行政文書ファイル等（行政文書ファイル及び単独で管理している行政文書）を国立公文書館等に移管をするか、廃棄をするかをあらかじめ定めておくこととされています。この仕組みはレコードスケジュールと呼ばれています。このような仕組みとすることにより、歴史的に重要な公文書が、文書の内容をよく知る作成者等の判断により、確実に国立公文書館等へ移管されることとなります。

（３）行政文書ファイル等の保存

  公文書管理法第６条では、行政文書ファイル等の保存について規定されています。
  具体的には、行政文書ファイル等について「保存期間の満了する日までの間、適切な保存及び利用を確保するために必要な場所において、適切な記録媒体により、識別を容易にするための措置を講じた上で保存しなければならない」とされています。
  「適切な保存及び利用を確保するために必要な場所」とは、例えば、時の経過や利用頻度に応じて、作成・取得してから一定期間が経過した行政文書ファイル等を事務室から書庫等に移すことや、機密性の高い内容が記載された行政文書ファイル等を施錠した部屋の施錠した書棚に保存したりすることなどが考えられます。
  「適切な記録媒体」とは、例えば、記録媒体の耐用年数等を踏まえて媒体変換を行うことなどが考えられます。
  「識別を容易にするための措置」とは、例えば、行政文書ファイル等の検索性を高めるため、分かりやすい背表紙とすることや、種別や年度別に書棚に並べることなどが考えられます。

（４）行政文書ファイル管理簿への記載・公表

  公文書管理法第７条では、行政文書ファイル管理簿について規定されています。
  具体的には、行政文書ファイル等の管理を適切に行うため、行政文書ファイル等の分類、名称、保存期間、保存期間の満了する日、保存期間が満了したときの措置（移管又は廃棄）及び保存場所その他の必要な事項を帳簿（行政文書ファイル管理簿）に記載しなければならないとされています（１年未満の保存期間が設定された行政文書ファイル等は除く。）。
  この行政文書ファイル管理簿は、行政機関の事務所に備えて一般の閲覧に供するとともに、インターネット等により公表しなければならないとされています。
  公表により、各行政機関が保有する行政文書ファイル等の状況を国民に明らかにするとともに、行政文書の特定に資する情報の提供（行政機関情報公開法第22条第1項参照）として、開示請求者の利便にも資するようにするものです。

（５）保存期間満了後の国立公文書館等への移管又は廃棄

  公文書管理法第８条では、行政文書ファイル等の移管又は廃棄について規定されています。
  具体的には、「行政機関の長は、保存期間が満了した行政文書ファイル等について、法第５条第５項の規定による定め（＝レコードスケジュール）に基づき、国立公文書館等に移管し、又は廃棄しなければならない」とされています。
  レコードスケジュールにおいて「移管」とされた歴史資料として重要な行政文書ファイル等は、保存期間満了後、すべて国立公文書館等に移管する仕組みとなっています。
  レコードスケジュールにおいて「廃棄」とされた保存期間が満了した行政文書ファイル等は、法第８条第２項により「あらかじめ、内閣総理大臣に協議し、その同意を得なければならない」ことが規定されており、行政文書ファイル等の廃棄については内閣総理大臣の事前同意を必要とする仕組みが設けられています。

（６）行政文書の管理状況の報告等

  公文書管理法第９条では、行政文書の管理状況の報告等について規定されています（図解：管理状況の報告等[PDF形式:193KB]）。
  具体的には、「行政機関の長は、行政文書ファイル管理簿の記載状況その他の行政文書の管理の状況について、毎年度、内閣総理大臣に報告しなければならない」と規定されています（定期報告）。また、これらの報告を受けた内閣総理大臣は、毎年度、その報告を取りまとめ、その概要を公表しなければならないこととしています。
  内閣総理大臣は、この定期報告以外に、行政文書の適正な管理を確保するために必要があると認める場合には、行政機関の長に特別報告を求めたり、実地調査できるとされています。
  また、内閣総理大臣は、特に必要があると認める場合には、公文書管理委員会の調査審議を経た上で、行政機関の長に対し、公文書等の管理について改善すべき旨の勧告をし、当該勧告の結果とられた措置について報告を求めることができるとされています。

（７）行政文書管理規則

  公文書管理法第10条では、行政文書管理規則について規定されています。
  具体的には、法の規定に基づき行政文書の管理が適正に行われることを確保するため、各行政機関の長に対し、行政文書の管理に関する定め（行政文書管理規則）の制定義務が定められています。
  各行政機関の職員は、所属する行政機関の行政文書管理規則に従い日常的な文書の管理を行うこととなります。
  行政文書管理規則の具体的内容については、公文書管理法や公文書管理法施行令等で定められる各行政機関共通の基準に従ったものとしつつも、各行政機関の業務内容や取り扱う文書の性格が多岐にわたっていることを踏まえ、各行政機関それぞれの業務内容や、取り扱う文書の性格、組織体制等を考慮する必要があります。

＜公文書管理法で規定されている行政文書管理規則記載事項＞
    一    作成に関する事項
    二    整理に関する事項
    三    保存に関する事項
    四    行政文書ファイル管理簿に関する事項
    五    移管又は廃棄に関する事項
    六    管理状況の報告に関する事項
    七    その他政令で定める事項

  行政文書管理規則を制定又は変更する場合には、内閣総理大臣の同意が義務付けられており、内閣総理大臣の同意に当たっては、公文書管理委員会への諮問が義務付けられています。
  また、行政文書管理規則を制定又は変更したときは、遅滞なく、国民に公表しなければなりません。
  なお、各行政機関が適切に行政文書管理規則を制定できるよう、内閣府が各行政機関に対し、規定例や規定の趣旨・意義や実務上の留意点を解説した「行政文書の管理に関するガイドライン[PDF形式:520KB]」（平成23年4月1日内閣総理大臣決定；平成24年6月29日一部改正）を示しています（図解：公文書管理の法律・政令・ガイドラインの関係[PDF形式:216KB]）。

（８）その他

上記以外にも、「行政文書の管理に関するガイドライン」では行政文書の管理について以下の内容についても記載しています。